Waar te beginnen met Agile werken? Agile Coffee!

Waar te beginnen met Agile werken? Agile Coffee!

Een Agile wekmethodiek helpt je snel te anticiperen op een veranderende omgeving waardoor organisatiedoelen in veel gevallen beter bereikbaar zijn. Dat realiseren steeds meer organisaties zich, maar de kanteling naar Agile werken blijkt een langdurig proces. Hoe kun je instant profiteren van Agile, zonder daar iets voor in huis te halen? Hierbij een voorbeeld.

Het is mijn eerste werkdag bij een nieuwe opdrachtgever in het oosten van ons land. Ik word rondgeleid door een collega daar die me voorstelt aan tientallen nieuwe gezichten en mij wegwijs maakt in het grote gebouw. Het stikt hier van de goede initiatieven en slimme denkers. Terwijl we door een van de gangen lopen, zie ik aan de rechterkant een kantoorruimte beplakt met tekeningen en post-its. Een feest van herkenning wanneer ik een Kanban zie; een visueel overzicht van wat nog gedaan moet worden (to do), waar men mee bezig is (in progress) en wat is afgerond (done).

“Goh, zijn jullie ook bezig met Agile werken?” vraag ik mijn collega. “Ja, daar is inderdaad een clubje mee bezig” zegt hij. Ik vertel hem dat ik me daar al een tijd in verdiep en dat ik het een logische werkmethode vind. “Waarom dan?” vraagt hij. Ik bedenk me eerst dat dit misschien te maken heeft met dat ik, idealist die ik ben, denk dat je met een flinke dosis flexibiliteit de hele wereld wel kan verbeteren, maar ik weet dat dit niet de belangrijkste reden is. “Nou, ik zie vaak dat wanneer groepen mensen een doel stellen, ze daar slechts één weg voor uitstippen. Wat ik raar vind is dat er vaak nog steeds voor diezelfde weg wordt gekozen wanneer de omgeving verandert. Soms lijkt die weg zelfs belangrijker dan het doel, waarmee het risico dreigt dat je het doel niet haalt, terwijl dat toch het belangrijkste is.” Mijn nieuwe collega moet lachen: “Ja, daar lopen we hier wel vaker tegenaan. Maar goed, misschien brengen deze mensen daar verandering in.”

Leuker en productiever vergaderen
Helaas hoor ik daarna nog maar weinig van de Agile club. Ondertussen ben ik nog steeds gecharmeerd van Agile en zoek ik manieren om dit te introduceren in een organisatie die niet gewend is op die manier te werken. Een struikelblok is het vele vergaderen waarbij vooral veel wordt gesproken, maar weinig wordt besloten. Ik zie aan de mensen om me heen dat ik niet de enige ben die daar zo over denkt en vraag me af hoe ik kan helpen de vergadering productiever en leuker te maken. Uiteindelijk vind ik het antwoord in koffie. Of beter gezegd, in Agile coffee. Het concept van Agile coffee is, zoals met veel goede ideeën, eigenlijk heel simpel: wanneer je vergadert met een niet al te grote groep (vanaf 15 man wordt het te veel), start je als voorzitter met de vraag wie wat wil bespreken. Er is van tevoren dus geen agenda opgesteld. Iedereen schrijft deze onderwerpen apart op een post-it en plakt die op de muur. Je geeft de leden hiervoor circa vijf minuten de tijd. Vervolgens laat je ze de post-its bekijken en vraagt ze bij de voor hen belangrijkste drie een stip te zetten. Zo kom je erachter welke onderwerpen nu echt urgent zijn voor de aanwezigen en voorkom je dat er iets wordt besproken dat slechts voor twee mensen uit de groep interessant is. Dat zijn onderwerpen die duidelijk niet thuishoren in die vergadering. Na deze stemronde orden je de onderwerpen naar gemeenschappelijk belang, oftewel naar het aantal stippen. Als je van tevoren een Kanban hebt gemaakt, plak je deze onderwerpen bij to do. Dit is je agenda. Vervolgens start je met het onderwerp bovenaan de lijst. Degene die dit op de post-it heeft geschreven geeft een korte uitleg, eventueel aangevuld door anderen uit de groep, zodat iedereen op dezelfde lijn zit.

Zo houd je de vaart erin
Als voorzitter is je belangrijkste rol om de tijd in de gaten te houden. Ik hoor je denken: “ja zeg, vertel mij eens wat nieuws.” Maar vaak kom je tijd te kort door allerlei toevoegingen van collega’s waarvan je als voorzitter soms moeilijk kunt peilen hoe belangrijk het is om die op dat moment te bespreken. Je kunt dit voorkomen door simpelweg een timer in te schakelen, bijvoorbeeld op een iPad die je in het zicht kan zetten. Bij de start van een nieuw onderwerp zet je de timer op zeven minuten. Wanneer het alarm afgaat is het tijd om te stemmen, ongeacht waar je bent met het onderwerp. Dit gaat snel: alle leden geven met hun duim aan of ze verder willen met dat onderwerp (duim omhoog), of ze een ander onderwerp willen starten (duim omlaag) of dat ze het niet weten (duim horizontaal). Meeste stemmen gelden. Ga je verder met hetzelfde onderwerp, dan zet je de timer op vijf minuten, waarna een volgende stemronde komt. Ga je verder met een nieuw onderwerp, dan zet je de timer weer op zeven minuten. Je vraagt je misschien af wat je opschiet met al deze korte onderbrekingen. Het idee is dat je na zeven minuten de kern van het onderwerp wel hebt geraakt. Alles wat daarna komt is vaak minder van belang. Heb je een uur vergadertijd en zeven belangrijke onderwerpen die de groep wil bespreken, dan kun je je die uitloop niet permitteren. Het zal even wennen zijn in het begin, vooral wanneer de timer afgaat en je direct moet stemmen, maar je merkt al snel dat je collega’s sneller tot de kern komen en scherper zijn tijdens de vergadering. Bovendien verhoogt het samen maken van een agenda ieders belang bij de vergadering en na afloop vertrekt men met een voldaan gevoel.

Dat smaakt naar meer
Mijn collega’s en ik zijn benieuwd hoe jij invulling geeft aan Agile coffee. Voor tips en adviezen ben ik bereikbaar via genevieve.wolbert@hetconsultancyhuis.nl of via 020-6586386. Denk je: ‘dat smaakt naar meer,’ houdt onze site in de gaten. Binnenkort volgt een tweede voorbeeld van hoe je snel kunt starten met Agile werken.