Hoe een ouderwetse kanban een ‘signaal’ bleek voor moderne verbetering

Hoe een ouderwetse kanban een ‘signaal’ bleek voor moderne verbetering

Door André Sliedregt, Consultant bij Het ConsultancyHuis

Een grote klant uit de telecomsector die bezig is met een Agile transformatie gebruikt al enige tijd een kanban. Dit is een overzichtelijk bord of signaleringssysteem waarop status en omvang goed zichtbaar zijn van het werk dat de teams onder handen hebben. Het is dagelijks het vertrekpunt van de juiste discussies over het oppakken, uitstellen, intensiveren en vertragen van taken. Daarmee wil het bedrijf zijn klanten met de huidige capaciteit zo goed mogelijk van dienst zijn. Het succes van de kanban was aanleiding om de afdelingsmedewerkers verder mee te nemen in de achtergrond en de filosofie ervan. Het ConsultancyHuis verzorgde deze training; deelnemers moesten na afloop in staat zijn om meerdere optimalisatietechnieken toe te passen.

Een kanban kan overal
Kanban betekent letterlijk ‘signaal’. Het woord komt uit het Japans, waarbij ‘kan’ voor visuele prikkel staat en ‘ban’ voor bord of kaart. Toyota maakte in de jaren ’50 van de vorige eeuw voor het eerst gebruik van een kanban: het werd onderdeel van het Toyota-productiesysteem. Jaren later werd dit productiesysteem in de hele (Westerse) wereld aangeduid als een Lean werkmethode, met de kanban als effectief instrument. Een kanban kan op vele plekken worden toegepast, zowel in fysieke kantoor- en productieomgevingen als in de digitale wereld van software(ontwikkeling) of rapportages. Het bord is het meest effectief wanneer de aantallen (projecten, producten, werkorders et cetera) beperkt zijn. Dat bevordert immers de helderheid en het overzicht.

Behoefte aan overzicht groeit
Maar de wereld wordt ondertussen complexer, de aantallen groter… Is de functie van de kanban daarmee ten dode opgeschreven? Integendeel, juist in een complexe wereld helpt het enorm om overzicht te creëren met een zo eenvoudig mogelijk signaleringssysteem. Dat doe je door een kanban te ontwerpen die bijvoorbeeld alleen de geaggregeerde, de cruciale of de meest risicovolle items laat zien. Beperkte aantallen dus. Zo houd je alles in de grip, hoe complex of groot een project ook is.

Kanban, Lean én Agile
Zoals we al constateerden komt de kanban voort uit de Lean filosofie. Deze wordt nog steeds toegepast, ook in de huidige agile wereld. Kanban, Lean en agile zijn drie exponenten die nauw met elkaar verbonden zijn. Voor Het ConsultancyHuis aanleiding om de bestaande Basistraining Lean (waarvan kanban al deel uitmaakt) intensiever te combineren met agile trainingsonderdelen. Hierin komen de verschillen en overeenkomsten tussen Lean en Agile duidelijk aan bod. Voor het eerdergenoemde telecombedrijf voegden we op verzoek ook een managementcomponent toe. De onderneming wilde namelijk een antwoord vinden op de vraag hoe het management de sturing kan verbeteren in de snel veranderende (telecom)wereld. In de training kregen de managers handreikingen voor het tonen van leiderschap en hoe zij daarvoor kunnen putten uit de gereedschapskist van Lean en Agile. De kanban blijkt daarbij nog steeds, na bijna zeventig jaar, een geschikte multitool te zijn.

Het ConsultancyHuis verzorgt diverse trainingen op het gebied van Lean en Agile werken. Interesse? Neem contact op met André Sliedregt van Het ConsultancyHuis, e-mail: Andre.Sliedregt@hetconsultancyhuis.nl  telefoon: +31 (0)6 22 69 69 51.