Lean Six Sigma, waardevol voor élke organisatie

Lean Six Sigma, waardevol voor élke organisatie

Het ConsultancyHuis kartrekker bij organisatieverbeteringen
Lean Six Sigma, waardevol voor élke organisatie

Grote bedrijven hebben de verbetermethodiek Lean Six Sigma in de afgelopen jaren stevig omarmd. Uit nood geboren, want ze moeten steeds vaker meer doen met kleinere budgetten. “Tegelijkertijd blijft de roep om hogere productiviteit, hogere klanttevredenheid, kostenbesparing en voldoen aan wet- en regelgeving onverminderd hoog”, zegt Martijn Luijer. Als Lean Six Sigma Black Belt bij Het ConsultancyHuis begeleidt hij met collega’s bedrijven bij het verbeteren van processen en het verhogen van (product)kwaliteit. Het levert hen besparingen op tot soms miljoenen euro’s.

Het ConsultancyHuis gebruikt Six Sigma om – gebaseerd op feiten – uitspraken te kunnen doen over defecten, zoals improductiviteit, productafwijkingen, onveilige situaties of negatieve klantbeoordelingen. Met dat inzicht passen de consultants Lean-methodieken toe om de organisatie opnieuw in te richten, zodanig dat de defecten tot een minimum beperkt kunnen worden. Verandermanagement speelt een belangrijke rol in het toepassen, maar vooral ook vasthouden van de nieuwe werkwijze. “Het komt neer op ‘slimmer’ werken”, vertelt Martijn. “Meer bereiken met minder, processen realiseren zonder stroperigheid, waarbij statistische gegevens continu aantonen hoe verbeteringen zorgen voor meer kwaliteit en minder fouten.”

Aantoonbare verbeteringen
De Black Belt-consultants van Het ConsultancyHuis brengen alle kennis met zich mee om dergelijke processen in gang te zetten en uit te voeren. Martijn: “Een Black Belt heeft de competentie om op basis van Root Cause Analyse bepaalde processen efficiënt te laten verlopen.  Daarmee kunnen organisaties bijvoorbeeld doorlooptijden verkorten, het aantal klachten reduceren of een nieuwe productieketen opstarten. Een Black Belt haalt alle hickups uit processen die dat ene doel  in de weg staan.”

Wat ‘doet’ Lean Six Sigma?
Elke organisatie – groot of klein – heeft volgens Martijn baat bij Lean Six Sigma. “Organisaties zijn gefocust op de lancering van nieuwe producten of diensten, op innovatie, groei. Vaak hebben ze daar in de loop der jaren hele processen voor opgetuigd. Het is daardoor niet vreemd dat daar soms onlogische stappen in zitten. Omdat organisaties zich focussen op hun innovatie en groei, staat die organisatie-inrichting vaak op een tweede plaats. Toch kan die inrichting uiteindelijk de doelen in de weg staan en de wendbaarheid van de organisatie beperken. Ze leidt bijvoorbeeld tot erg hoge kosten. Of tot een grote foutmarge of te trage procedures. Zo’n patroon doorbreken vraagt om een objectieve analyse van data. Wij duiken daarom in de statistische gegevens om de oorzaken te achterhalen.”

In de praktijk betekent dit dat Black Belts zich buigen over ketenoverschrijdende processen. Martijn: “Dat is soms complex; je moet je in korte tijd ‘invreten’ in een organisatie. Een gestructureerde aanpak en een heldere, op feiten gebaseerde probleemdefinitie helpen daarbij. Ongeacht het proces of de situatie waarover het gaat, begint elk verbetertraject met een duidelijke vraag en een helder doel. Daarna brengen we in kaart welke processen daarvoor zijn ingericht, welke ketens erbij zijn betrokken en welke factoren daarop van invloed zijn.”

Trends signaleren
“Bij het analyseren van de situatie kijken we niet naar de gegevens van een week. We nemen, indien mogelijk, de statistieken van bijvoorbeeld een half jaar. Zo ontwaren we trends. Dan zien we pas echt hoe de vlag erbij hangt. Daarna gaan we op zoek naar de kritische factoren: wat leidt nu precies tot die fouten of die hoge kosten? Waar zit hem die vertraging in waardoor het aantal klachten zo hoog is? Zijn de oorzaken bekend, dan kun je aan de slag met verbeteren.” Consultants van Het ConsultancyHuis nemen daarbij het voortouw.

Impact op de organisatie
“We stellen teams samen van afdelingsmedewerkers uit de te verbeteren keten”, legt Martijn uit. “Zo creëren we meteen draagvlak. Belangrijk, omdat je soms voor verbeteringen komt te staan die organisatorisch van aard zijn. Misschien moeten mensen anders gaan werken. Of hebben verbeteringsvoorstellen impact op de personele bezetting.”

“Stel, een organisatie wil de klanttevredenheid verhogen”, gaat Martijn door. “We zien in onze analyse dat de klachtenafhandeling van die organisatie standaard op vijf dagen staat. Als bij klanten van die organisatie het beeld bestaat dat dit ‘veel te lang’ is, dan analyseren we de reële verwachting. Kán het sneller? Over hoeveel schijven gaat zo’n klacht eigenlijk? Ik heb vaker gezien dat het weghalen van een norm een organisatie plots veel mogelijkheden geeft om klanten sneller van dienst te zijn. De norm wordt vaak een doel, terwijl het streven zou moeten zijn ‘optimaal presteren, elke dag weer een beetje  beter’. Daarmee bereikt zo’n organisatie meteen haar doel: meer snelheid zorgt voor meer tevreden klanten. Zo’n verandering kan bovendien tot een flinke kostenreductie leiden. Er zijn met de verbeterde inrichting immers minder handelingen vereist.” Het is natuurlijk aan onze opdrachtgevers om de impact van bijvoorbeeld personele consequenties te wegen. Daar gaan wij niet over. Ons doel is de kwaliteit verhogen en duurzaam kosten te besparen, bijvoorbeeld door processen te optimaliseren, risico’s te verminderen of de veiligheid te verhogen. Uit ervaring weet ik dat er bij veel bedrijven nog veel winst te behalen is.”

Nieuwe mindset: ‘continu verbeteren’
Voor het beste resultaat zou Lean Six Sigma een integraal onderdeel moeten worden van het bedrijfsbeleid, vindt Martijn. “Dat aspect borgen we in de laatste fase van een verbetertraject. We gaan pas weg als we zeker weten dat een organisatie het geleverde kwaliteitsniveau aantoonbaar weet vast te houden  – en liever nog een stapje verder kan brengen. Dat ze zelf in staat is om continu te blijven verbeteren en zelf de Lean-methoden kan toepassen.”

Organisaties die compleet nieuwe verbetertrajecten willen opstarten en doorvoeren, kunnen eveneens een beroep doen op de hulp en expertise van Het ConsultancyHuis. “Onze Black Belts leren bedrijven hoe ze hun ambities zelf kunnen vertalen in nieuwe, concrete projecten.” Daarnaast gaat een aantal Black Belts van Het ConsultancyHuis de stap maken naar Master Black Belt. Vanaf dan biedt Het ConsultancyHuis ook Green Belts-trainingen en praktijkbegeleiding. “We laten onze klanten graag met een zeker gevoel achter als wij onze opdracht hebben afgerond.”