Optimaal samenwerken door innovatieve tool

Optimaal samenwerken door innovatieve tool

Innovatieve tool en effectieve scrummethode laat ketenpartners optimaal samenwerken.

Bij het digitaliseren van de Nederlandse energiemarkt buigen energiebedrijven zich enthousiast over talrijke data-gedreven en innovatieve projecten. Eén van die innovaties is de ‘slimme’ DA (Distributie Automatisering Kast), waarmee netbeheerders op afstand hun bedieningskasten in het middenspanningsnetwerk kunnen beheren. Een netbeheerder wilde zijn duizenden bestaande ‘domme’ kasten vervangen door ‘slimme’ exemplaren. Een netwerk van ketenpartners is verantwoordelijk voor de uitrol. Om hen allemaal van eenduidige informatie te voorzien, ontwikkelde Het ConsultancyHuis een speciale applicatie: de DA-Kast-tool. Voor ruim honderd gebruikers is de applicatie inmiddels onmisbaar bij de uitrol van de ‘slimme’ bedieningskasten.

De functie van een ‘slimme’ kast
Consultants Johan van der Kuijl (Developer) en Sergio Fernandez (Scrum Master/Product Owner) staan aan de wieg van deze tool. “De noodzaak om op afstand te meten en te schakelen is groot”, vertelt Johan. “Momenteel telt het middenspanningsnetwerk een groot aantal fysieke locaties – stations – waar stroom binnenkomt en verdeeld wordt naar bijvoorbeeld woonwijken en andere gebieden.”

Het merendeel van de bestaande schakelinstallatiekasten is nog  ‘dom’. Dit betekent dat ze niet bemeten zijn en schakelen op afstand niet mogelijk is. Daar brengen de ‘slimme’ DA-Kasten verandering in. ”‘Slimme’ kasten zijn in staat om het net te monitoren en te managen, storingsverbruikersminuten te reduceren en meer inzicht te krijgen in de belasting van het net. En dat is weer handig voor efficiënter onderhoud en effectievere investeringsbeslissingen”, licht Sergio toe. “Nóg een belangrijk voordeel van ‘slimme’ kasten is dat je er storingen mee kunt voorkomen. De data van zo’n kast levert namelijk alle informatie om het net proactief te beheren.”

Doel en verloop van de ontwikkeling
De netbeheerder in kwestie vervangt sinds de zomer van 2015 zijn ‘domme’ kasten door een DA-Kast. Uiteindelijk wil hij 5.000 tot 6.000 ‘slimme’ kasten in gebruik gaan nemen. Om deze forse operatie efficiënt te laten verlopen, ontwikkelden Johan en Sergio de DA-Kast-tool. Aanleiding was het gebrek aan een overzichtelijk instrument. Johan: “Ik constateerde eind 2015 dat de uitrol binnen de keten gepaard ging met allerlei Excel-formulieren met feitelijk veel dezelfde informatie. De overzichten vereisten erg veel handmatige acties en misten de juiste controles. De kans op fouten, ruis en onduidelijkheid was daardoor groot.”

Werking van de tool
Johan besloot een demoversie te maken van een DA-Kast-tool. “De tool zorgt ervoor dat de verschillende ketenpartijen informatie vastleggen en werken vanuit één bron”, vat Johan de kern van de applicatie samen. “Hiermee ontstaat één gezamenlijke ‘waarheid’.” De applicatie is web-based en draait op een eigen ingerichte server (PHP/MySQL oplossing). Er wordt gebruikt gemaakt van een custom-made database en web front-end met koppelingen met andere systemen. Gebruikersbeheer maakt gebruik van het bestaande standaard Active Directory-systeem, zodat gebruikers met hun reeds bestaande inloggegevens toegang hebben tot de applicatie. Beheer wordt uitgevoerd door IT.

In de intranet webtool worden de webformulieren ingevuld door de ketenpartners en zijn validaties (op basis van business rules) mogelijk. Zo moet elke kast een uniek IP-adres hebben. Voordat de kasten in gebruik worden genomen, worden deze functioneel en technisch getest door de verschillende ketenpartners.

Soepele samenwerking, tevreden gebruikers
De automatisering heeft het aantal fouten in het uitrolproces geminimaliseerd. “Ook de kwaliteit van de in gebruik genomen kasten is sterk verhoogd”, licht Johan toe. “En niet minder belangrijk: de DA-tool heeft de samenwerking tussen de verschillende ketenpartners sterk verbeterd.” De gebruikers van de applicatie zijn erg tevreden over de gebruiksvriendelijkheid ervan. Een medewerker die de tool dagelijks gebruikt, liet weten de DA-tool inmiddels onmisbaar te vinden bij het uitrolproces: “Ze biedt heel centraal de benodigde, inhoudelijke informatie aan waar diverse partijen baat bij hebben. Daarnaast kunnen we door het planningsoverzicht de voortgang goed bijhouden. Verder bespaart de tool ons heel veel telefoon- en emailverkeer.”

Scrum als effectieve uitrolmethode
Sergio sloot zich als Scrum Master aan bij de uitrol en verdere optimalisatie van de applicatie. Hij heeft er met een Scrumaanpak voor gezorgd dat alle belangrijke stakeholders betrokken zijn en dat de taken zijn verdeeld. Verder zijn er diverse demo’s van de tool verzorgd binnen de organisatie om de bekendheid, werking en mogelijkheden te laten zien en ervaren. Hij is verantwoordelijk voor het managen van de eisen vanuit de business, de prioritering, de structuur en een effectief verloop van het  ontwikkelproces met vaste releasedatums. “Dit heeft absoluut zijn vruchten afgeworpen”, vertelt hij. “Gebruikers zijn meteen vanaf de eerste versie met de applicatie gaan werken. Dankzij de periodieke reviewmomenten staat er nu een sterk door de medewerkers gedragen product. De bottom-up aanpak leidt ertoe dat er korte feedbacklijnen zijn over de gerealiseerde functionaliteiten. Ook nieuwe  ideeën kunnen snel worden geïmplementeerd. Het succes van deze aanpak heeft er voor de ketenpartners toe geleidt dat Scrum een hele goede naam heeft gekregen. Dit belooft veel goeds voor nieuwe (vervolg)projecten.”

Leermomenten
Johan en Sergio kijken tevreden terug op het project. Dat neemt niet weg dat ze ook lessen hebben getrokken uit de ontwikkeling. Johan: “In het begin van het traject hebben we veel tijd besteed aan het ontwikkelen van features die in de praktijk niet gebruikt werden. Achteraf was het beter geweest om de eisen specifieker te beschrijven door daar in de  business gedetailleerder naar op zoek te gaan. Dit zijn echter wijze lessen geweest. Ze hebben ons gedurende het proces meer kennis en ervaring gebracht die we nu in kunnen zetten om de tool sneller en kwalitatief beter uit te breiden.”

Verdere ontwikkeling van de tool
De ontwikkeling en uitbreiding van de tool is nog in volle gang. Johan: “De meest aansprekende feature die we willen toevoegen, is dat externe klanten en leveranciers toegang krijgen en kunnen werken in de applicatie. Hierdoor kan er nog meer geautomatiseerd worden en neemt de kwaliteit van de data toe. Koppelingen met andere systemen binnen de organisatie zijn ook een belangrijke wens. Daarbij kan er tevens nieuwe beheerdata in de applicatie worden verwerkt. Het maakt deze  tool een mooie toevoeging in het totale applicatielandschap voor  het beheer van de DA-Kast. Er zijn absoluut nog grote uitdagingen. Maar wij hebben veel energie gekregen van de ontwikkelingen tot nu toe. We gaan graag verder met het verbeteren en optimaliseren van de tool.”

Wilt u meer informatie?
Heeft u of heeft uw organisatie een vraag waarbij uitrol, ketensamenwerking en/of optimalisatie een rol spelen en wilt u eens sparren over mogelijkheden om daarmee efficiënter te werken? Neem dan contact op met info@hetconsultancyhuis.nl.
Binnen Het ConsultancyHuis is veel ervaring aanwezig op het gebied van projectmanagement, consultancy en development met betrekking tot het ontwikkelen van tooling en de uitrol hiervan.

Door Sandor Gorter – Business Consultant bij Het ConsultancyHuis