‘Verbeteren saai? Welnee!’

‘Verbeteren saai? Welnee!’

Wie zich heeft verdiept in Lean Six Sigma weet wat de DMAIC-cirkel is: een logische volgorde van vijf essentiële stappen om een benodigde verbetering te bepalen (1), te kwantificeren (2), te analyseren (3), te verbeteren (4) en te borgen (5).

Luchtigheid moet kunnen
DMAIC is een Engels acroniem voor Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Elke organisatie of elk organisatieonderdeel kan het DMAIC-model gebruiken om bedrijfsprocessen beter te laten verlopen, te optimaliseren en te stabiliseren. Ik hoor je denken: ‘wéér een methode…’ Ik kan je verzekeren: het DMAIC-model is allerminst saai en biedt zelfs ruimte voor luchtigheid. Dat heeft ook zo zijn functie, want wanneer het leuk is, groeit het draagvlak.

Vóór het leuk wordt, moet er wel wat voorwerk worden verricht. Gericht nadenken over verbeteren vraagt nu eenmaal eerst om een feitelijke weergave van de huidige performance en een analyse van het probleem, inclusief relevante en significante oorzaken. Wie het DMAIC-model volgt, komt deze fases als eerste tegen.

Geen hogere wiskunde
Vooral in de Meet- en Analyse-fase van het model komt er best wat rekenwerk om de hoek kijken. Veel mensen neigen hier naar afhaken (‘Ik heb geen wiskundeknobbel’, ‘De laagste score voor mijn studievakken was voor statistiek’ of ‘Ik snap die grafiekjes toch niet’). Maar goed nieuws: dit rekenwerk hoeft echt geen hogere wiskunde te zijn. Voor een klein probleem volstaat turven vaak al, of een grafische weergave. Voor grotere problemen met meer mogelijke oorzaken loont het wel de moeite om hier diepgravender te werk te gaan. Ook om overbodig werk te voorkomen. Het is immers zonde van ieders tijd om zaken op te lossen die eigenlijk niet de oorzaak van het probleem zijn.

De ‘I’ is het leukst
Zijn de uitkomsten van de eerste fases bekend, presenteer ze dan begrijpelijk, laagdrempelig. Zo ontstaat commitment om hier in de Improve-fase mee aan de slag te gaan. Die fase is misschien wel de leukste fase op weg naar verbetering. Ze gaat vaak gepaard met gezellige en uitbundige brainstormsessies waarin soms de meest wilde ideeën passeren. Dat is alleen maar goed: deze fase het biedt een uitlaatklep voor iedereen om zijn of haar gedachten over verbetering te laten weerklinken in de organisatie.

Mijn tip: laat de teugels vieren, maak er een feestje van. Dat maakt mensen betrokken, schudt ze wakker, laat ze op het puntje van hun stoel zitten. Des te gemakkelijker wordt het om die laatste fase, Control, met net zoveel enthousiasme in te gaan.

Honderd procent fun
Dat de Improve-fase de leukste is, wil niet zeggen dat de overige tachtig procent van de DMAIC-cirkel saai is. Betrek in elk stadium mensen bij het verbeterproces die de overige fases wel leuk vinden, die goed zijn in meten, analyseren of controleren, die wellicht ervaring hebben met deze manier van verbeteren. Dit kunnen medewerkers zijn die het DMAIC-model al hebben ontdekt en weten welke waarde álle stappen hebben. Of laat de vijf fases begeleiden door consultants van Het ConsultancyHuis. Zij hebben de DMAIC-cirkel omarmd en plezier in álle stappen. Door de juiste mensen voor de juiste zaken in te zetten, wordt verbeteren honderd procent fun.

Het ConsultancyHuis verzorgt diverse trainingen op het gebied van Lean en Lean Six Sigma en heeft breed opgeleide en ervaren consultants en projectleiders die deze methoden veelvuldig gebruiken als onderdeel van hun werk. De Lean Six Sigma-methode is daarbij  niet heilig: in overleg met de klant wordt een verbetervoorzet afgestemd die het best bij de casus of een organisatie past. Ook Agile en Scrum komen daarbij aan bod. Interesse? Neem contact op met André Sliedregt van Het ConsultancyHuis, e-mail: Andre.Sliedregt@hetconsultancyhuis.nl  telefoon: +31 (0)6 22 69 69 51.